Flujo de Trabajo: De la Recepción a la Entrega sin Pausas
El enemigo número 1 de la rentabilidad no es la falta de clientes. Es el “Tiempo Muerto”.
- El mecánico espera 30 minutos a que le autoricen el repuesto.
- El asesor espera 2 horas a que el cliente conteste el WhatsApp.
- El lavador espera a que el mecánico termine.
Si sumas esos tiempos, verás por qué te tardas 3 días en un trabajo de 4 horas.
Necesitas un Workflow (Flujo de Trabajo) estandarizado. Esto es el corazón de tu manual de administración.
El Flujo Perfecto de 6 Pasos
Ciclo de Vida de una Orden de Trabajo
Recepción y Diagnóstico Inicial
Se crea la [orden de trabajo](/blog/formato-orden-trabajo-taller), fotos de inventario y el jefe de taller asigna técnico. No se toca un tornillo sin orden. Usa el [checklist de recepción](/blog/checklist-recepcion-vehiculos).
Inspección y Cotización
El técnico revisa y lista repuestos. Repuestos cotiza precios (ver [negociación](/blog/negociar-proveedores-repuestos)). Asesor arma el presupuesto aplicando [técnicas de upselling](/blog/recepcion-activa-upselling).
Autorización del Cliente
Se envía el presupuesto digital (WhatsApp). El cliente aprueba o rechaza ítems.
Ejecución y Control Calidad
Mecánica realiza el trabajo. Jefe de taller prueba el vehículo. Aquí mides la [productividad](/blog/productividad-mecanicos-taller).
Facturación y Cobro
Se cierra la orden, se genera factura FEL y se cobra (antes de entregar llaves).
Entrega y Encuesta
Se entrega el vehículo limpio y se pide calificación del servicio.
Dónde se rompe la cadena (Cuellos de Botella)
El punto crítico casi siempre es el Paso 3: Autorización. Si llamas al cliente, no contesta. Si le mandas un correo, no lo ve.
La Solución Digital
Usa un sistema que envíe la cotización interactiva al WhatsApp. El cliente ve el total, marca las casillas de lo que quiere aprobar y le da “Aceptar” en su celular. Esto reduce el tiempo de espera de horas a minutos. Y mejora tus KPIs de velocidad.
La Regla de “Cero Papel” en el Taller
El papel se pierde, se mancha de grasa y nadie sabe dónde está. Un flujo digital permite que:
- El mecánico ve en su tablet qué tiene que hacer.
- Repuestos ve qué tiene que pedir.
- Caja ve qué tiene que cobrar.
Todos conectados, sin gritarse de un lado a otro del taller.
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Escrito por
Abner Funes